Avtomatik bitmə xəbərdarlıqları
müqavilə son tarixlərini əl ilə izləmək ehtiyacı tamamilə aradan qalxır, sistem müəyyən edilmiş vaxtda alıcıya bildiriş göndərir.
Müqavilənin yenilənməsi və bitmə bildirişləri
Müqavilənin yenilənməsi və bitmə bildirişləri Azərbaycan biznesi üçün aydın izah — və Procure.az bunu praktikada necə həll edir.
Ölkənin ən böyük şirkətləri satınalmalarını bizə etibar edir
Müqavilənin yenilənməsi və bitmə bildirişləri nədir?
Müqavilənin yenilənməsi bildirişi — mövcud bir müqavilənin müddəti başa çatmadan əvvəl alıcıya və ya təchizatçıya sistem tərəfindən avtomatik olaraq göndərilən xəbərdarlıqdır. Bitmə bildirişi isə müqavilənin son tarixinin yaxınlaşdığını və ya artıq keçdiyini tərəflərə bildirən sistemli bir mexanizmdir. Bu iki alət olmadan müqavilələr nəzarətsiz qalır, yenilənmə fürsətləri əldən çıxır, hüquqi öhdəliklər yerinə yetirilmir və satınalma prosesinin fasiləsizliyi pozulur. Əl ilə izləməyə əsaslanan yanaşmalar isə insan xətası riskini artırır, uyğunluq boşluqları yaradır və hüquqi iş yükünü əhəmiyyətli dərəcədə ağırlaşdırır.
Əsas üstünlüklər
Azaldılmış hüquqi iş yükü
müqavilələr tender mükafat məlumatlarından avtomatik yaradıldığı üçün əl ilə məlumat köçürməsindən irəli gələn səhvlər və əlavə hüquqi əmək minimuma endirilir.
Uyğunluğun dəstəklənməsi
müqavilədə edilən hər bir dəyişiklik şəffaf jurnal vasitəsilə qeydə alınır, bu da audit tələblərinə cavab verməyi asanlaşdırır.
Vahid məlumat mənbəyi
həm alıcı, həm də təchizatçı eyni imzalanmış sənədə və dəyişiklik tarixçəsinə çıxış əldə edir, tərəflər arasında məlumat uyğunsuzluğu riski aradan qalxır.
Mərhələ nəzarəti
müqavilənin başlanğıc tarixi, aralıq öhdəliklər və bitmə tarixi sistem tərəfindən izlənilir, kritik öhdəliklər nəzarətsiz qalmır.
Tam inteqrasiya olunmuş satınalma dövrü
müqavilə idarəetməsi elektron satınalma prosesi ilə tək bir rəqəmsal sistemdə birləşdirilir, təchizatçının müəyyən edilməsindən müqavilənin bağlanmasına qədər fasiləsizlik təmin edilir.
Platformanın imkanları
Avtomatik müqavilə yaradılması
Procure.az platforması tender nəticəsindən əldə edilən mükafat məlumatlarına əsaslanaraq müqaviləni avtomatik formalaşdırır. Bu, əl ilə məlumat köçürməsindən irəli gələn səhvləri minimuma endirir.
Mərhələ izləmə
Müqavilənin bütün əsas mərhələləri — başlanğıc tarixi, aralıq öhdəliklər və bitmə tarixi — sistem tərəfindən izlənilir. Alıcı istənilən vaxt cari vəziyyəti görə bilər.
Bitmə xəbərdarlıqları
Platforma müqavilənin müddəti başa çatmadan əvvəl avtomatik bildiriş göndərir. Beləliklə, yenilənmə qərarları vaxtında qəbul edilir və fasilələrin qarşısı alınır.
Şəffaf dəyişiklik jurnalı
Müqavilədə edilən hər bir dəyişiklik sistem tərəfindən qeydə alınır. Həm alıcı, həm də təchizatçı bu jurnala çıxış əldə edərək vahid, etibarlı məlumat mənbəyindən istifadə edir.
Modul arxitektura
Müqavilə idarəetməsi modulu alıcı təşkilatın öz prosesinə uyğun konfiqurasiya edilə bilər. Bu, platformanın mövcud daxili iş axınlarına uyğunlaşmasını təmin edir.
Dəstək xidməti
Procure.az həftənin 5 günü, gündə 8 saat daxili müştəri dəstəyi təqdim edir. İstifadəçilər müqavilə idarəetməsi ilə bağlı suallarını birbaşa komandaya yönəldə bilər.
Proses necə işləyir?
- Tender prosesi tamamlandıqdan sonra Procure.az platforması mükafat məlumatlarına əsaslanaraq müqaviləni avtomatik yaradır.
- Müqavilənin başlanğıc tarixi, aralıq mərhələləri və bitmə tarixi sistemə daxil edilir və izlənməyə başlanır.
- Müqavilə müddəti başa çatmadan əvvəl platforma alıcıya avtomatik bitmə xəbərdarlığı göndərir.
- Alıcı yenilənmə qərarını vaxtında qəbul edir: müqaviləni uzatmaq, yeni tender elan etmək və ya prosesi başa çatdırmaq seçimlərindən birini həyata keçirir.
- Müqavilədə edilən hər bir dəyişiklik şəffaf jurnal vasitəsilə qeydə alınır; həm alıcı, həm də təchizatçı bu məlumata çıxış əldə edir.
- Bütün bu mərhələlər elektron satınalma dövrünün — təchizatçının müəyyən edilməsindən müqavilənin bağlanmasına qədər — tək bir rəqəmsal sistemdə idarə edilir.
Tez-tez verilən suallar
Bitmə bildirişləri avtomatikdirmi, yoxsa əl ilə göndərilir?
Procure.az platformasında bitmə bildirişləri tamamilə avtomatikdir. Sistem müqavilənin son tarixini fasiləsiz izləyir və əvvəlcədən müəyyən edilmiş vaxtda alıcıya xəbərdarlıq göndərir. Bu proses heç bir əl ilə müdaxilə tələb etmir.
Müqavilə dəyişiklikləri necə izlənilir və kim bu məlumata çıxış əldə edə bilər?
Platforma müqavilədə edilən hər bir dəyişikliyi şəffaf jurnal vasitəsilə avtomatik qeydə alır. Bu jurnala həm alıcı, həm də təchizatçı çıxış əldə edir. Beləliklə, tərəflər arasında vahid, imzalanmış məlumat mənbəyi mövcud olur və məlumat uyğunsuzluğu riski aradan qalxır.
Müqavilə idarəetməsi mövcud satınalma prosesimizə uyğunlaşdırıla bilərmi?
Bəli. Procure.az modul arxitekturaya malikdir və müqavilə idarəetməsi modulu alıcı təşkilatın öz daxili prosesinə uyğun konfiqurasiya edilə bilər. Bu, platformanın mövcud iş axınlarına uyğunlaşmasını və əlavə inteqrasiya yükü yaratmamasını təmin edir.
Müqavilə məlumatları tender nəticəsindən avtomatik köçürülürmü, yoxsa əl ilə daxil edilməlidir?
Platforma tender mükafat məlumatlarından müqaviləni avtomatik yaradır. Əl ilə məlumat daxiletməsinə ehtiyac qalmır, bu da insan xətası riskini azaldır və müqavilənin hazırlanma müddətini qısaldır.
Müqavilə idarəetməsi ilə bağlı texniki suallarım olduqda kimə müraciət edə bilərəm?
Procure.az həftənin 5 günü, gündə 8 saat daxili müştəri dəstəyi təqdim edir. Müqavilə idarəetməsi, bitmə bildirişləri və ya platforma konfiqurasiyası ilə bağlı hər hansı sualınızı birbaşa dəstək komandasına yönəldə bilərsiniz.
Əlaqəli səhifələr
Müqavilə idarəetməsini rəqəmsallaşdırın
Müqavilə bitmə tarixlərini əl ilə izləməyi dayandırın. Procure.az platformasının müqavilə idarəetməsi imkanları haqqında ətraflı məlumat almaq üçün bizimlə əlaqə saxlayın.
Demo sifariş edinBu mövzunu sizin prosesinizdə müzakirə edək
Qısa formu doldurun — satınalma prosesinizə uyğun demo hazırlayaq.
- 122 Təbriz küç., Bakı, Azərbaycan AZ1111
- +994 77 220 23 26
- sales@procure.az